承認方法を変えて業務改善

あなたの会社の承認方法は？

経費を利用するときに、あなたの会社ではどのようなルールがあるだろう。
口頭での連絡や相談かもしれないし、稟議書や起案書を書いて承認が得られれば購入するかもしれない。
口頭で経費が使えるのはいけないことなのだろうか？
稟議書や起案書を書けば、コスト削減できているのだろうか、
もっと効果的な方法は無いのだろうか。

口頭承認の何がいけないのか

口頭で経費を使用できる会社は注意した方が良い。
少額の経費なら口頭でも良い、と考えるかもしれないが、非常にまずい兆候である。

口頭の欠点

• 調査、比較ができない
• 買いやすい

調査・比較ができない

購入時点ではもしかしたらその値段で買ったことは正しいかもしれない。
しかし、それが正解であることすら、後で検証できない。
プロセス、値段、目的など日々の業務のデータの蓄積は会社の財産であることを忘れてはならない。

購入しやすい

口頭のみの方がスピード感が早く購入しやすい。
また思いついたら即行動できるため、購入に対して抵抗がなくなる。
結果無駄遣いが多くなる。

稟議書は誰がチェックしている？機能している？

稟議書や稟議（承認）システムを導入している会社は多い。
しかし、その実態はほとんど機能していない。
承認がスムーズには流れているが、ただそれだけである。
業務改善効果もなければ、後日データの検証すらされない。
なぜならば、書けば終わり、あるいは承認されれば終わりだからだ。
システムの場合は作ることのみが目的であったからだ。

書いて提出し、もし上司にその分野の知識が無ければそのまま通るし、 突き返されてもまた書けばいい。
真面目なできる上司は不明な点は口頭説明を求めるが、それでも口頭の為、上述の口頭の短所が露呈する。
できる上司は「このシステムだと非効率だな、一人の反省が全員に生かされないな」と文句を言うかもしれないが、 稟議書の仕組みを変えよう、と行動する人はほとんどいない。

稟議書を活かしてコスト削減

良い稟議書は業務改善に貢献する

しっかりとした書式の稟議書はそれだけで購入者に自問・自答を促し、業務改善に貢献する。
ネット上には様々な稟議書が存在する為、それらを流用して良い稟議書を作って頂きたい。

■記入項目例：

• 日付、名前、部署
• 目的
• 現状
• 代替案は検討したか（社内、社外）
• 金額とその明細
• 目的に照らして最安値であることをどこまで調査したか、その範囲
• 相見積り業者とその見積書
• 見積もり明細で抜けている項目はないか

などである。
ここに挙げた例以外に、承認者はそのノウハウを持っているはずである。
それを稟議書のフォーマットにすれば良い。
業務改善の基礎であるPDCAやナレッジがなぜか稟議書やシステムには生かされないことが多い。
これらを生かして稟議書を改善することは承認者にとって非常に理に叶っており、直接的なコスト削減効果以外に時間削減効果も大きい。

承認をスリム化して業務改善

承認、決済内容によっては5人も6人も承認者が存在する。
そうすると上位職である人は殆ど見てないことが多い。
なぜなら、部下が見て内容を承認しているからだ。
これでは、承認経路が機能していない。

承認人数を減らす

機能していないなら、多段階承認自体をスリム化することだ。
人数が少なければそれだけでスピードは上がる。

責任者を用意する

もう一つは承認者を項目毎に分けることだ。
その項目に関してはその人がしっかり責任を取るようにする。
そうするとその人に知識がたまり、多くの改善点が出てくる。
例えば、金額をチェックする専任者を置くなどである。
若者は最安値調査は非常に得意である。
その商品と同等の機能を持つ商品で、より安いものを見つけてくるかもしれない。
最後に全体を総責任者がチェックすれば良い。
ほとんどの会社が全ての項目を全ての承認者がチェックしている体制はどう考えても 効率的とはいえない。

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