余った人を活用して業務改善
会社を経営する限り、閑散期、繁忙期は必ず存在するし、閑散期だからとのんびりする訳にもいかない。
サラリーマンである限り、やることはいくらでもある。
営業は新規開拓や新規受注に力を入れ、広報は新たなマーケティングを展開するかもしれない。
では、バックオフィスは何をすべきだろうか。
ここでは、閑散期に人材を利用する場合、業務改善につながる活用法について解説していく。
ワークシェアリングでは何も生み出さない
ワークシェアリングというと「暇なので一つの仕事をみんなで分け合おう」、という消極的な発想から生まれた考え方である。これでは業務改善どころか、だらだらと仕事をすることと変わらない。
そもそもサラリーマンとして仕事をする限り、暇というのは存在しないはずである。
しかし、同じ仕事の手伝いであっても、 自分の部署の上流部署や下流部署へ 「仕事の流れを把握する」、「自部署・他部署の改善点を見つける」という意味で手伝いに行くと新たな発見がある。
自部署に閉じこもると、それが常識となってしまう
サラリーマンはほとんどの人がいわゆる専門職として、あるいは、専門職ではないにしろ同じ職種で一生を終えることが多い。営業はずっと営業職として働き、人事はずっと人事部で働く。
これはスペシャリストを育てる、という意味では非常に重要であるが弊害もある。
大きくは全体観、経営感覚が育たないこと、そして、業務改善という観点では、自部署の欠点、改善点が見えなくなってしまうことである。
他部署を経験することで業務改善のアイデアが見つかる
業務改善の観点から他部署を経験する目的は2つである。全体最適化
自部署にとって都合の良いやり方や、相手のことを考えたつもりの物・データの受け渡しは必ずしも相手にとってベストとは限らない。
また、自部署と他部署で重複した作業などがあるかもしれない。
それらを徹底的に排除することで全体最適化、業務改善に貢献できる。
自部署への移譲、他部署への移譲
自部署の得意分野であるにも関わらず、実は他部署がしている作業、 逆に、他部署が得意な作業を自部署がやっているなど本来どの部署がやるべきことかを再認識し、 タスクを移譲することができる。もちろん、得意な部署が実施することで時間節約という業務改善に貢献できる。
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