人に紐づく作業を止める
当初は時間の無さやスキルの問題などを理由にその人に紐づけて任せていた作業が、 いつの間にか会社のお荷物、ブラックゾーンになっていることがある。
なぜ人と作業を紐づけていけないのか、どうすればこれらを切り離せるのかについて解説していく。
なぜ人と業務を紐付けてはダメなのか
その業務をその人だけができることなった結果、その人自身が会社にとって必要な存在であると勘違いしてしまう。その結果、態度が横柄になったり、自身の成長を止めてしまう。
酷い場合にはその業務ができることがその人の自我、存在理由となり、その業務に関わる業務改善を行おうとすると反対したり邪魔をする。
人材・人員不足の会社では切りたくても切れない人となり、貢献度に関わらず賃金が上昇するなど経営者にとっては悩みの種となる。
なぜ人と業務が結びついてしまうのか、本来どうあるべきか
本来は上司が管理すべきことである。ここでいう管理とはその業務を知っており、その業務に関するあらゆることをコントロールできる状態を示す。
いくつかの会社では、上司が業務や作業を丸投げしていることがある。
放任主義と言えば聞こえは良いが、組織の役割である管理を放棄しているだけである。
その結果、担当者自身の業務効率アップの為にその人しか分からない作業がどんどん生まれていく。
人と業務を切り離す方法
最も簡単な方法はその業務をマニュアル化してしまうことだ。マニュアルは大きく分けると２種類存在するが、そのうち作業手順のみにフォーカスしたマニュアルを作ることで その人と業務を切り離すことができる。
例外事項等やパターンが多い場合は少なくない業務量であるがマニュアル作成をその人の業務にしてしまうことである。
ただし、そういった人の多くはマニュアル作成に不慣れなため、基本的なマニュアルの作り方を教えてあげる必要がある。
また、時間があるようなら、作業手順のみでなく、業務の視点からなぜそういった作業が必要かを記したマニュアルを用意すると そのマニュアルから業務改善の糸口が見つかることもある。
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