不便を解消して業務改善

不便を解消して業務効率アップ

業務改善や業務効率化を目的とする場合、不便だなと感じることは改善の余地があると言うことだ。
不便であることはもちろん時間がかかる。
それは改善することで業務効率化、業務改善に貢献する。
ここではいくつかの不便とその改善例を挙げていく。

簡単業務効率アップ事例：不便を解消する

あるべきものがある場所にない

来客記入用のボールペンがよく無くなる、共有のポスト・イットがなぜか文具入れにない。
あるべき場所にものが無いと探す手間がかかり、非常に不便である。
場合によっては紛失により、無駄な経費が発生することもある。
貸出用ノートの記入を必須としたり、管理者を設けて常に手渡しで貸し出しするようにするのも良い。
その場で使う物は紐やネジで固定しておく。
業務の効率化とロスによる経費削減の両方に貢献できる。

書き写すこと

会議で白熱した議論の内容をホワイトボードに書き込むのはよくあることだ。
その内容は有意義な時間の結果の為、残しておく必要があるが、書き写すことは全くの無駄である。
書き写したメモは正式な資料を作成する為の記憶を呼び覚ますためだけに使われるだけだからである。
書き写すのではなく、カメラで写せば良い。
カメラは今やどの携帯電話にもついている。無いほうが珍しい。あとはデータを必要な人のパソコンに送ってやればいい。
書き写す時間を削減でき業務効率化や人件費の削減に寄与する。
余談だが、たまに新入社員を議事録要員として配置することもあるが、新人教育の意味では有益だが、 内容は期待すべきでない。専門用語や議論の内容が不明瞭で資料を作ることはできないからだ。

複数携帯

営業担当に会社支給の端末をもたせる会社がよくあるが、きっちり計算した結果だろうか。
通話量によっては社員が個人使用している携帯を手当を払ったり、通話記録から支給申請をしてもらう方がはるかに安い場合がある。
また、会社との通話は携帯電話であれ、無料通話アプリやメールで十分ではないだろうか。
会社が端末を支給することで社員はタダで使えるという勘違いが生まれ、コスト削減の発想からは遠ざかって行く。
提供会社によっては私用と会社用を区別できるプランもある。

システムの障害

使いたい時ににシステムの障害が発生することは人によっては待ちぼうけになってしまう。
サーバーやシステムのメンテナンスは通常人の少ない時間に行い、万が一ミスがあっても 夜間の為、利用者が少ないことが前提になっていることが多い。
これはシステム業界では常識であるが、社内情報システム部によっては、甘えが発生し、 平日の昼間に堂々とメンテナンスすることがある。
社内の何人の手が止まるか、業務効率を考えればそのような暴挙は許すべきではない。

混雑

サービス業においてレジが混雑して人を待たせたり、銀行業務でも窓口が混雑して待つことがある。
働いている側からすると業務を効率化し、待たせないようにしたいところだが、 お客様目線で言うと、フロアには急ぎでない品出しをしている人がいたり、 ある窓口はぼーっと何もしていなかったり、なぜ自分の窓口だけが混んでいるのだ、なぜ対応してくれないのか、 と不満に思うことが多い。
コンビニではレジを最優先する教育がされている。専門家であることも必要だが、臨機応変に対応できる教育も必要である。 それが会社全体の業務効率化、業務改善につながる。

マニュアル

マニュアルも会社によっては一度も改定されていない場合がある。
完全なマニュアルなどなく、言い換えると使うたびに改善点が見つかるはずである。
個人が専用で使うような場合は不足事項や疑問点を書き込んで利用する。 研修資料や共有のマニュアルも都度改善すべきである。
例えば会社説明会で質問があった場合、あるいは、 オリエンテーション資料で入社者から質問があった場合、 都度質問内容を吟味し、雛形を修正してしまえば良い。
その場限りで対応するため、毎回同じ質問が出てくる。
都度改善していくことで質の高い資料が出来上がる。

やり直し

これは新人によくあるミスだが、上司が想像する資料と全くことなる資料を作成することがある。
新人にどこまで裁量を与えているのかによるが、要点がずれていたり、説得力がなかったり、 それでも資料を作り直す時間があれば良いのだが、ほとんどは期限間近で訳のわからない資料をそのまま使うこととなる。 ひどい時には商談が流れることになりかねない
これを防ぐには資料の骨子（表題や目次だけでも良い）ができた時点ですぐに提出させることだ。
資料が完成してから評価するのではなく、どのような資料を作ろうとしているか早い段階でチェックする。
早い段階でミスを防げれば、致命的なミスになることは少ない。
上司、部下とも手間が省け業務を効率化できる。

2画面

業務の内容にもよるがパソコンのモニターを２画面、３画面にすると業務効率が格段にアップする。
ある統計によると平均60%も業務効率がアップするそうだ。
多くのアプリケーションを同時に開く必要がある業務には特に効果的である。
また、わざわざプリントアウトしてチェックするような場合でも画面上で比較してプリント代も節約できる。
業務改善、業務効率アップに1台のパソコンにモニターを2台つなげてあげるのは良いかもしれない。

入力方法

システムで多くの似たような情報を入力する場合、1情報を1画面で入力することほど馬鹿げたことはない。
理由はプログラマーのユーザービリティに対する配慮が不足しているだけなのだが、多くの情報を入力する場合は Excelのような一覧形式が望ましい。
上下左右で入力しながらデータの誤りを目視チェックできるため入力ミスを防ぐことができる。
業務効率化の観点から処理量の多い情報は一覧形式の入力をおすすめする。

その他

上記で挙げた以外にも不便と感じることは本当に多い。
その都度、改善してことで会社がよくなり、業務効率がアップし、業務改善に貢献し、強い会社になっていく。

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